دانشچی پورتال جامع تحقیق و مقاله، مطالب علمی و هنری ، وبگردی و…
درباره مزایای اسکن اسناد بیشتر بدانید!
جهان به سمت دیجیتالی شدن پیش می‌رود و داشتن یک سازمان بدون کاغذ آرزویی است که هر سازمان پیشرویی در جهان برای رسیدن به آن تلاش می‌کند. اما نباید اسکن اسناد و مدارک به منظور دیجیتالی کردن سازمان تبدیل به هدفی شود که تنها از نظر ظاهری عالی است. باید به سمت آن قدم برداشت و از خدمات مجموعه‌هایی که پروژه اسکن مدارک و اوراق سازمانی را به خوبی انجام می‌دهند، استفاده کرد.
خدمات اسکن اسناد باید جزو اولویت‌های یک سازمان باشد. در غیر این صورت هر عاملی تبدیل به احتمال خطر شده و ممکن است امنیت اسناد و مدارک را به خطر بیندازد. البته این همه ماجرا نیست. در واقع اجرایی کردن پروژه دیجیتال سازی اسناد و مدارک مزیت‌هایی دارد که تنها یکی از آن‌ها حفظ امنیت مدارک و دیگری حذف کاغذ از سازمان است.
ابن مطلب به شما می‌گوید که چرا همه سازمان‌ها دیر یا زود به فکر اسکن اسناد و مدارک میفتند و بهتر است هرچه زودتر این پروژه را در مجموعه خود واقعاً عملی کنند. می‌خواهیم در ادامه نگاهی بیندازیم به برخی از عوامل انگیزشی که افراد یا سازمان‌ها را به سمت راه‌حل‌های دیجیتال سوق داده‌اند. همچنین بررسی می‌کنیم که چگونه دیجیتالی کردن فایل‌های مهم باعث صرفه‌جویی در وقت تیم و هزینه‌های سازمان شما می‌شود.
اجرای پروژه اسکن اسناد و مدارک چه مزیت‌هایی برای سازمان شما دارد؟
وقت افراد سازمان به شکل درستی صرف می‌شود
یکی از مشکلاتی که افراد در سازمان‌ها همواره از آن رنج می‌برند، کم آوردن وقت است. در اغلب موارد اطلاعاتی از افراد خواسته می‌شود که برای یافتن آن‌ها در بین اسناد و مدارکی که دارند، باید وقت زیادی را صرف کنند. اطلاعاتی که ممکن است کار زیادی با آن‌ها نداشته باشند، اما به هر حال زمان زیادی را برای یافتن آن هدر می‌دهند.
آمارها نشان می‌دهد که در تمام سازمان‌ها یک کارگر یا کارمند معمولی به طور متوسط ۱.۸ ساعت روز خود را صرف جستجوی اطلاعات می‌کند. این یعنی بیش از ۹ ساعت در هفته. این بدان معناست که از هر پنج نفر استخدام شده در یک مجموعه، فقط چهار نفر در واقع کار خود را انجام می‌دهند. حالا اگر بتوانید اسناد را در ۳۰ ثانیه یا کمتر پیدا کنید چه می‌شود؟
تصور کنید که تمام اسناد مهم تجاری در دسترس شماست. اکنون آن اسناد را در یک محیط سازمان یافته و ساختارمند تصور کنید. حالا شما زمان زیادی در اختیار خواهید داشت. زمانی که اگر درست مدیریت شود می‌تواند تبدیل به ایده‌های جدید برای کارهای تازه شود، به رشد سازمان کمک کند، سرعت انجام فرآیندها را تسریع کند و در نهایت علاوه بر این که به افراد کمک می‌کند به کارهای مهم‌تری رسیدگی کنند و کمتر وقت کم بیاورند، به هوشمند کردن سازمان شما هم کمک می‌کند.
وقتی اسناد دیجیتالی شده باشد، تنها با چند کلیک ساده می‌توان به اطلاعات مورد نیاز هر سند دسترسی داشت. اگر بعد از اسکن اسناد آن‌ها را در نرم افزار آرشیو اسناد بایگانی کنید، به راحتی می‌توانید از مزیت‌های بی‌شمار اسکن اسناد و مدیریت کردن فایل‌های دیجیتالی با نرم افزارهای آرشیو اسناد بهره ببرید.
جای دقیق تشکیل هر سند کاملاً مشخص و متمرکز است
دلیل دوم برای سازمان‌هایی است که از نظر جغرافیایی پراکنده هستند. فکر نکنید که این برای شما صدق نمی‌کند یا فقط مربوط به هلدینگ‌ها می‌شود. زیرا پراکندگی جغرافیایی می‌تواند به معنای استان‌ها، شهرها یا حتی طبقات مختلف در یک ساختمان باشد.
به عنوان مثال اسناد واحد منابع انسانی را در نظر بگیرید. به طور معمول فرآیند استخدام در یک دفتر انجام می‌شود. در حالی که بخشی از فرآیندهای واحد HR باید در واحد اداری انجام شود. این مدل فرآیند چند چالش اساسی دارد. اولین مورد تدارکات است. اسناد استخدامی افراد جدید چگونه از نقطه A به نقطه B می‌رسد؟ مدیر واحد منابع انسانی چگونه به آن اسناد دسترسی پیدا می‌کند؟ آیا در نهایت باید یک کپی از مدارک را نگه داشت یا نیاز به فایل اصلی وجود دارد؟ برای اطمینان از تکمیل و پر شدن صحیح مدارک، چه مقدار رفت و برگشت در پرونده‌ها اتفاق می‌افتد؟ آیا همچنان باید خود افراد به صورت حضوری برای تکمیل مدارکشان به واحدهای مختلف سر بزنند یا این سازمان آن‌قدر مکانیزه هست که این پروسه‌ها به صورت اتوماتیک انجام شوند؟
می‌توانید ادامه این چالش را این‌طور تصور کنید که یک کارمند به یک بخش جدید ارتقا پیدا می‌کند. مدارک چگونه از مدیر سابق به مدیر جدید انتقال داده می‌شوند؟ به طور مشابه، اگر آن کارمند بین مکان‌های اداری، واحدهای تجاری یا حتی مناطق جابه‌جا شود، مدیر جدید چگونه به پرونده کارمند دسترسی پیدا می‌کند؟ و آیا منابع انسانی چندین فایل برای آن فرد ایجاد می‌کند؟
به‌هرحال هنوز در بسیاری از سازمان‌ها کاغذ یک رسانه انتخابی است. البته زمانی که کارمند ضعیف عمل می‌کند و مدیر نیاز به اقدام دارد، مشکل پیچیده‌تر هم می‌شود. نرخ گردش مالی خود و هزینه‌ها، خطرات و احتمال عدم انطباق با داشتن اطلاعات ناقص در پرونده کارمند را در نظر بگیرید. اگر سازمان شما به دعوی حقوقی ختم شود، سوابق ناقص کارمند مشکل شما را چند برابر می‌کند. دیجیتالی کردن مشکل جغرافیا را با بی ربط ساختن مکان وقوع یک رویداد یا تشکیل یک پرونده به نحوه پردازش و دسترسی به آن حل می‌کند.
این مسئله را این‌طور هم می‌توان شرح داد که وقتی اسناد و مدارک را اسکن می‌کنید و این را به‌عنوان یک قانون در تمام بخش‌های سازمان خود تصویب می‌کنید، به متمرکز کردن جای بایگانی همه اسناد کمک می‌کنید. یعنی علاوه بر آن که همه افراد در تمام بخش‌های سازمان شما، فارغ از بعد جغرافیا و مسافت، به اسناد دسترسی خواهند داشت، بلکه خود شما به عنوان مدیر مجموعه هم می‌دانید که هر سند دقیقاً کجاست و در هر ساعتی از شبانه روز به آن دسترسی خواهید داشت.
پروژه خدمات اسکن اسناد و مدارک خود را به شرکت یگانه بسپارید
البته که دانستن این همه مزیت جذاب و داشتن آن‌ها در سازمان بسیار عالی است. اما آیا هر مجموعه‌ای قادر است به دیجیتالیزه شدن سازمان شما کمک کند؟
مجموعه‌ای قادر به این کار است که تاکنون ده‌ها پروژه اسکن اسناد و مدارک را داشته باشد. درست مانند شرکت یگانه که یکی از پیشروترین مجموعه‌هایی است که با در اختیار داشتن یک تیم بسیار خبره و اسکنرهای بسیار قوی و پرسرعت، امکان اسکن اسناد و مدارک از هرنوعی را دارد.
تیم اسکن اسناد مجموعه یگانه یک گروه بسیار منسجم، کاربلد و با تجربه است که کار اسکن اوراق را از بازگشایی پرونده تا وارد کردن اطلاعات اسکن شده به نرم افزار و بستن مجدد پرونده‌ها با نهایت سرعت ممکن و دقت بالا انجام می‌دهد. کافی است تصمیم بگیرید که سازمانتان را تبدیل به مجموعه‌ای بدون کاغذ کنید. تیم اسکن اسناد و مدارک یگانه در خدمت شماست تا سازمانی پیشرو و هوشمند داشته باشید.
