سازمانی سریع‌تر و چابک‌تر با نرم افزار بایگانی اسناد

درباره نرم افزار بایگانی اسناد بیشتر بدانید!

هرچقدر عمر یک سازمان بیشتر می‌شود، تعداد و حجم اسناد و مدارک این سازمان هم بیشتر می‌شود. این یعنی مدیران مجموعه همواره باید به فکر یک فضای مناسب برای ذخیره سازی اسناد و مدارک خود باشند.

محیطی که از نظر ایمنی مورد تایید باشد تا امنیت پرونده‌های بایگانی شده به خطر نیفتد. در ضمن همیشه باید حداقل یک نیروی ثابت برای بخش بایگانی اسناد در محل سازمان حاضر باشد تا اسناد و مدارک را مدیریت کرده و در صورت نیاز به یک پرونده، آن را به درخواست کننده تحویل دهد.

اما استفاده از یک نرم افزار بایگانی اسناد مناسب به سازمان‌ها کمک می‌کند تا در هزینه‌های تسهیلات صرفه جویی کنند، ساعات کاری هدر رفته را کاهش دهند و با تبدیل اسناد تجاری به فایل‌های دیجیتالی و ذخیره آن‌ها به صورت الکترونیکی در نرم افزار بایگانی اسناد به سازمان‌ها در مدیریت اسناد و مدارکشان کمک کنند.

استفاده از چنین ابزاری می‌تواند علاوه بر حفظ امنیت اسناد و مدارک، دسترسی به آن‌ها را ساده‌تر کرده و عملکرد سازمان را به شکل چشمگیری سریع و چابک بکند.

نرم افزار بایگانی اسناد چه قابلیت‌هایی دارند؟

شاید اینطور به نظر برسد که یک نرم افزار بایگانی اسناد صرفاً ابزاری است که از آن برای دیجیتالی کردن اسناد کاغذی و سازمان دهی کردن پروسه بایگانی استفاده می‌شود. اما بی تردید این همه ماجرا نیست. نرم افزارهای بایگانی اسناد امکانات و قابلیت‌های ویژه‌ای دارند که علاوه بر مکانیزه کردن پروسه بایگانی، روی عملکرد کلی سازمان هم اثرات قابل توجهی می‌گذارند.

غیر کاغذی کردن پروسه مکاتبات

بخش اعظمی از کاغذ مصرفی در سازمان‌ها مربوط به کاغذهایی است که در پروسه مکاتبات و نامه نگاری مورد استفاده قرار می‌گیرند. این موضوع به تنهایی بخش قابل توجهی از زمان کارمندان شرکت را به هدر می‌دهد. ضمن آن که بایگانی این همه کاغذ و حتی امهای آن‌ها نیز بسیار هزینه بر است. اما در صورتی که از یک نرم افزار بایگانی اسناد خوب استفاده کنید، می‌توانید پروسه نامه نگاری و مکاتبات را هم بدون نیاز به کاغذ انجام دهید.

تبدیل اسناد کاغذی به فایل‌های دیجیتالی

تا به حال عبارت “سازمان بدون کاغذ” را شنیده‌اید؟ سازمان بدون کاغذ سازمان ایده‌آلی است که در آن همه پروسه‌های کاری بدون نیاز به کاغذ انجام می‌شود و حتی نیاز به فضا برای بایگانی اسناد هم وجود ندارد. چون در چنین سازمان‌هایی همه چیز دیجیتالی است. اما یکی از لازمه‌های داشتن چنین سازمانی، تبدیل اسناد فعلی به فایل‌های دیجیتالی است. کاری که نیاز به یک تیم متخصص اسکن اسناد و مدارک دارد. اما بعد از آن به کمک نرم افزار بایگانی اسناد می‌توان مدیریت همه اسناد را تحت مدیریت این نرم افزارها انجام داد.

آرشیو اسناد به شکل طولانی مدت

با استفاده از نرم افزار آرشیو اسناد دیگر هیچ محدودیتی برای نگهداری از پرونده‌ها وجود ندارد. در این شیوه خبری از امها نیست. چون محدودیت مکان برای نگهداری از پرونده‌ها وجود ندارد و به همین واسطه به راحتی می‌توان فایل‌های دیجیتالی شده را تا هر زمان که لازم باشد در حافظه‌های طولانی مدت نگهداری کرد.

مراقبت از کیفیت اسناد و مدارک

زمان عاملی است که کیفیت اسناد ومدارک را تحت تاثیر خود قرار می‌دهد. یعنی کیفیت عکس‌ها به این واسطه تخریب می‌شود یا فایل‌های صوتی در اثر زمان دچار افت کیفیت می‌شوند. با استفاده از یک نرم افزار آرشیو اسناد، هر نوع فایلی را می‌توانید خیلی سریع تبدیل به فای دیجیتالی کرده و آن را آرشیو کنید. حالا به جای خود شما، سیستم ذخیره سازی کامپیوتری مراقب عدم کاهش افت کیفیت فایل‌هایتان خواهد بود.

افزایش سرعت بازیابی اطلاعات

با استفاده از نرم افزار آرشیو اسناد می‌توانید حجم بسیار زیادی از اسناد، مدارک و پرونده‌ها را دیجیتالی کنید. اما در کسری از ثانیه به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی داشته باشید. از دیگر جذابیت‌های این موضوع این است که فارغ از این که سند مورد نظر در چه سالی در نرم افزار آرشیو اسناد بایگانی شده باشد، به سرعت قابل بازیابی و دسترسی است.

امکان آرشیو اسناد از هر نوعی

کتاب، مجله، روزنامه، عکس، فیلم، موزیک، نقشه‌های سازمانی و به طور کلی هر نوع فایلی به کمک نرم افزار آرشیو اسناد قابلیت بایگانی کردن دارد. فارغ از این که سازمان شما در چه حوزه‌ای کار می‌کند و اسنادی که با آن‌ها سروکار دارد از چه نوعی است؟ به کمک نرم افزار آرشیو اسناد به راحتی می‌توانید فایل‌های خود را آرشیو کنید.

بهترین نرم افزار بایگانی اسناد را از کجا تهیه کنیم؟

شاید بازار نرم افزار پر از برنامه‌های آرشیو اسناد باشد. اما شاید هر نرم افزاری قادر نباشد همه ویژگی‌هایی که شما به آن نیاز دارید را در اختیار سازمان شما قرار دهد. به همین دلیل بهتر است نرم افزاری تهیه کنید که اولاً بر اساس استانداردها و قوانین آرشیو اسناد در ایران طراحی شده باشد. در ثانی بر اساس نظر تعداد بسیار زیادی مسئول بایگانی که سالهای زیادی تجربه این کار را دارند، طراحی شده باشد.

این یعنی شما نیاز به نرم افزار بایگانی یگانه دارید. شرکت یگانه سالهاست که در زمینه تولید نرم افزارهای اداری فعالیت دارد و اکنون نرم افزاری را طراحی کرده است که از نظر عملکرد توانسته نظر بیش از ۳ هزار شرکت فعال را به خود جلب کند.

نرم افزار بایگانی اسناد یگانه قادر است:

• اطلاعات و جزئیات کامل پرونده‌ها و اسناد را ثبت کند
• بی نهایت فیلد اطلاعاتی را بر اساس سلیقه کاربر بپذیرد
• پرونده‌ها و اسناد را طبقه بندی کند
• به یک سند بی نهایت فایل پیوست کند
• اسناد را به افراد مرتبط امانت بدهد
• از اطلاعات بر اساس فیلدهای خواسته شده گزارش تهیه کند
• فرمی بسازد که کاربر اطلاعات دلخواه پرونده را وارد کند
• برای افراد مختلف سطوح دسترسی مختلف بسازد

و البته این‌ها بخش بسیار کوچکی از امکانات و ویژگی‌های نرم افزار آرشیو اسناد یگانه است. امکاناتی که می‌توانید قبل از خرید نرم افزار آن را در جلسه دموی رایگان مشاهده کنید.