دانشچی پورتال جامع تحقیق و مقاله، مطالب علمی و هنری ، وبگردی و…
راهنمای سازماندهی بهتر اطلاعات ملکی
سازماندهی اطلاعات ملکی یکی از زمانبرترین و شاید سختترین کارها برای مشاوران املاک است. همه مشاوران، از گذشته تا به امروز، همیشه دنبال راهی بودند تا سازماندهی را آسانتر کرده و فایلینگ حرفهایتری داشته باشند. فایلینگ اشتباه ممکن است شما را با مشکلاتی مانند گمشدن پروندهها، فراموششدن برخی از کیسها و حتی ضررهای مالی و اعتباری مواجه کند. پس اگر شما هم جزو آن دسته از مشاورانی هستید که هنوز با کار فایلینگ بهخوبی آشنا نشده و بهدنبال راهکارهای بهبود روش سازماندهی اطلاعات هستند، ادامه این مطلب را به هیچ عنوان از دست ندهید. در ادامه قصد داریم تا ۱۰ مورد از بهترین نکات برای سازماندهی بهتر اطلاعات ملکی را به شما معرفی کنیم.
دیجیتالیکردن فایلهای ملکی
اولین قدم برای بهبود روش فایلینگ، قبولکردن این موضوع است که روشهای قدیمی دیگر پاسخگوی نیازهای مدرن نیستند. یعنی شما برای اینکه بتوانید با عصر مدرن همسو شوید، باید حتماً به دنیای مشاوره املاک دیجیتال بپیوندید. برای این کار، ابتدا باید یک اپلیکیشن مدیریت اطلاعات یا CRM با کاملترین امکانات و خدمات نصب کنید. یکی از چندین مزایای استفاده از نرم افزار جامع املاک، امکان فایلینگ دیجیتال پروندهها در محیطی کاملاً امن است. با داشتن این نرمافزار، به دنیای مدرن مشاوره املاک قدم گذاشتهاید.
تمرکز بر روی دادههای اولیه
حال که نرمافزار مناسب را نصب کردهایم، باید روش درست سازماندهی اطلاعات ملکی را هم بلد باشیم. نرمافزارها معمولاً برای بخش فایلینگ قالبهای آماده داشته و با توجه به دادهها و متغیرهایی که شما به آن میدهید، تمامی اطلاعات املاک را ثبت میکنند. حال باید دقت داشته باشید که این دادههای اولیه شما مانند متراژ، نوع سند، موقعیت مکانی، وضعیت مالک و نوع معامله (رهن، اجاره، فروش) و… را بهدرستی یادداشت و در سیستم وارد کرده باشید. این کار نهتنها به جستوجوی دقیق اسناد و اطلاعات کمک کرده، بلکه میتواند باعث شود تا شما تمامی اطلاعات را کامل، دقیق و جامع در اختیار مشتری قرار دهید.
برچسبگذاری صحیح
در صورتی که برخی از جزئیات در فیلد اصلی جا نمیگیرند و میخواهید با استفاده از آن، راحتتر املاک را پیدا کنید، میتوانید از برچسبگذاری روی فایل استفاده کنید. مثلاً برخی از برچسبهایی که به جستوجوی سریعتر ملک کمک میکنند شامل مواردی از جمله «ویلای استخردار» یا «ویوی ابدی» میشود. در صورتی که مشتری شما بهدنبال چنین ملکی باشد، شما میتوانید بهراحتی و با یک سرچ ساده، تمامی موارد مشابه را پیدا کنید. برچسبگذاری باید به روش صحیح و با توجه به موقعیت و اطلاعات ملک انجام شود.
دستهبندی اسناد دیجیتالی
در اپلیکیشن باید حتماً پوشه ایجاد کرده و دستهبندیهای مختلفی برای اسناد داشته باشید. حتی با وجود اینکه امکان جستوجو بر اساس برچسبها و اطلاعات ثبتشده درباره ملک هم وجود دارد، باز باید دستهبندیهای مخصوص خود را داشته باشید تا بتوانید بهراحتی به تمامی املاکی که در یک دستهبندی خاص هستند دسترسی داشته باشید. بهطور مثال، میتوانید دستهبندیهای خود را بر اساس نوع سند انجام داده و تمامی املاکی که در دسته اوقافی قرار دارند را در یک فایل قرار دهید. بهیاد داشته باشید که دستهبندیها باید کارآمد بوده و به تسریع روند کاری شما کمک کنند. پس از ایجاد دستهبندیهایی که لازم نمیشوند خودداری کنید.
بهروزرسانی وضعیت ملک
حتماً وضعیت املاک را بهصورت دستی یا خودکار بهروزرسانی کنید. اگر از نرم افزار فایلینگ املاک رایگان استفاده میکنید، شاید امکان بهروزرسانی خودکار برای شما وجود نداشته باشد. اما در غیر این صورت، میتوانید از سیستم بهروزرسانی هوشمند اپلیکیشن استفاده کرده و بهراحتی وضعیت املاک را تغییر دهید. منظور از تغییر وضعیت ملک این است که آن را به «قابل فروش»، «فروش رفته» یا هر وضعیت دیگری تغییر داده تا هنگام مراجعه بعدی، بدانید که این ملک در چه حالی قرار دارد.
استفاده از سیستم تاریخگذاری
با استفاده از یک اپلیکیشن مشاوره املاک، میتوانید بهراحتی از سیستم تقویم و تاریخگذاری استفاده کرده و تمامی وقایع مربوط به املاک خود را ثبت کنید. مثلاً میتوانید تاریخ تشکیل پرونده، تاریخ فروش، تاریخ اجاره، تاریخهای مربوط به تسویهحساب و سایر موارد اینچنینی را روی ملک ثبت کرده و دیگر تاریخها را فراموش نکنید. اپلیکیشنهای موجود در بازار، معمولاً یک سیستم برای یادآوری تاریخها هم دارند که به انجام کارهای مربوطه بهصورت کاملاً حرفهای کمک خواهد کرد.
تضمین امنیت اطلاعات بهصورت مستمر
مهمترین وظیفه شما بهعنوان یک مشاور املاک، تضمین امنیت اطلاعات ثبتشده است. دادههایی که در سیستم خود ثبت میکنید، اهمیت مالی و حقوقی داشته و شما باید مطمئن باشید که تمامی آنها در یک فضای امن و رمزنگاریشده نگهداری شده باشند. برای اطمینان از این موضوع، باید حتماً با پشتیبانی اپلیکیشن در ارتباط بوده و از دادهها در فضای ابری (Cloud) دائماً Backup بگیرید.
استفاده از نقشههای جغرافیایی
موقعیت جغرافیایی و آدرس ملک مورد نظر شما، در بخش اطلاعات ملک ثبتشده و شما میتوانید بهراحتی این اطلاعات را در اختیار مشتریان قرار دهید. اما استفاده از مپها و نقشههای آنلاین برای نشاندادن موقعیت دقیق ملک، دیدگاه بازتر و بهتری را به مشتریان میدهد. مشتری شما میتواند با استفاده از این نقشه، موقعیت دقیق ملک را مشاهده کرده و مواردی مانند محیط اطراف و امکانات محله را بهدرستی مشاهده کند. با استفاده از سرویس نقشههای آنلاین در اپلیکیشنها، این کار را بهراحتی میتوانید انجام دهید.
استفاده از عکس و تور مجازی
بدیهی است که بعد از بررسی اطلاعات ملک و در صورتی که موقعیت مکانی هم مورد تأیید بود، مشتری بخواهد خود ملک را مشاهده کند. برای این کار، باید حتماً عکسهای باکیفیت و حرفهای از ملک تهیه کرده و حتی امکان بازدید از تور مجازی ۳۶۰ درجه را هم برای آنها فراهم کنید. توصیه میکنیم که حتماً عکسها را با یک دوربین حرفهای و در نور مناسب گرفته باشید.
انتخاب اپلیکیشن حرفهای
برای اینکه امکان انجام تمامی نکات را داشته باشید، باید بهترین اپلیکیشن مشاور املاک را انتخاب کرده باشید. پس هنگام خرید یک سرویس برای مدیریت اطلاعات، حتماً تمامی نکات را یکبار مرور کرده و مطمئن شوید که نرمافزار مورد نظر شما، این امکانات را ارائه بدهد. همچنین فراموش نکنید که یک اپلیکیشن حرفهای و مناسب، میتواند به شما در تضمین امنیت اطلاعات مهم هم کمک کند؛ چرا که ساختارهای امنیتی و پشتیبانی قویتری نسبت به اپلیکیشنهای دیگر دارد.
هیرا، بهترین اپلیکیشن برای فایلینگ حرفهای
برای ورود به دنیای دیجیتال و مدرن مدیریت املاک، قطعاً به یک اپلیکیشن نیاز دارید. شما میتوانید در این نرمافزار مشاور املاک، اموری مانند ثبت اطلاعات، دستهبندی فایلها، برچسبگذاری، حفظ امنیت، ارائه تصاویر و نقشه جغرافیایی از ملک و بسیاری موارد دیگر را انجام دهید. تمامی این موارد میتوانند در نهایت منجر به بهینهسازی سازماندهی اطلاعات ملک شوند. یکی از بهترین اپلیکیشنهای املاک موجود در بازار که همه این امکانات را در اختیار شما قرار میدهد، نرمافزار هیرا نام دارد. با نصب این اپلیکیشن، میتوانید بهراحتی آبخوردن، فایلهای خود را سازماندهی کرده و دیگر هیچ خطایی در فایلینگ نداشته باشید. برای دریافت اپلیکیشن، همین امروز با ما در تماس باشید.
